Polityka przechowywania i rejestrowania danych
W jaki sposób X2 przechowuje, archiwizuje, usuwa i zabezpiecza dokumentację dotyczącą kont, praw, finansów, weryfikacji i bezpieczeństwa.
1. Zasada zatrzymania
X2 przechowuje informacje do uzasadnionych celów operacyjnych, umownych, praw, księgowości, podatków, bezpieczeństwa, zapobiegania oszustwom, rozwiązywania sporów i celów prawnych. Dane nie są przeznaczone do przechowywania przez czas nieokreślony bez celu.
2. Harmonogram przechowywania wewnętrznego
Okresy przechowywania mogą się różnić w zależności od kategorii danych i jurysdykcji. X2 może utrzymywać wewnętrzny harmonogram określający cykl życia aktywnych, archiwizowanych, anonimowych i usuniętych rekordów.
3. Dane konta
Podstawowe informacje o koncie mogą zostać zachowane, gdy konto jest aktywne. Po zamknięciu informacje, które nie są już potrzebne, mogą zostać usunięte lub zanonimizowane.
4. Historia praw
Własność, kontrola, udziały, terytoria, przeniesienia praw, roszczenia, spory, dowody i historia rejestracji mogą wymagać dłuższego przechowywania. Stany praw historycznych nie powinny być dyskretnie nadpisywane.
5. Rejestry dystrybucji
X2 może zachować wydanie, dostawę, odpowiedź dostawcy, metadane, identyfikator, historię aktualizacji i usuwania na potrzeby audytu, wsparcia i praw.
6. Dokumentacja finansowo-podatkowa
Wyciągi, uzgodnienia, historia wypłat, faktury, rejestry podatkowe, obciążenia zwrotne i inne informacje finansowe mogą być przechowywane na potrzeby księgowości, podatków, audytu, sporów i zobowiązań prawnych.
7. Zapisy KYC i KYB
Dane dotyczące tożsamości i dane służące do weryfikacji działalności powinny być przechowywane tylko w razie potrzeby. Jeżeli weryfikację przeprowadza wyspecjalizowany dostawca, X2 może, w stosownych przypadkach, zachować status weryfikacji i referencje zamiast pełnych kopii dokumentów.
8. Weryfikacja profesjonalna
Role zawodowe, identyfikatory, decyzje dotyczące ręcznego przeglądu, dowody potwierdzające, daty wygaśnięcia i status rejestracji mogą zostać zachowane w celu zachowania historii weryfikacji i zapobiegania sprzecznym działaniom w przyszłości.
9. Weryfikacja AI
X2 może zachować deklaracje AI, wyniki weryfikacji, pochodzenie, dowody licencyjne, historię przeglądów technicznych i decyzje dotyczące kwalifikowalności dostawcy.
10. Roszczenia i przeciwdziałanie oszustwom
Historia roszczeń, decyzje egzekucyjne i zapisy dotyczące potwierdzonych oszustw mogą być przechowywane po zamknięciu konta, jeśli jest to konieczne ze względu na ochronę praw, zapobieganie recydywistości, bezpieczeństwo, przestrzeganie zasad przez dostawcę lub roszczenia prawne.
11. Zamknięte dochodzenia
Jeżeli dochodzenie zakończy się bez potwierdzonego naruszenia, użytkownik nie będzie traktowany jako osoba posiadająca ostrzeżenie. Wszelkie przechowywane zapisy dochodzeń powinny być proporcjonalne do uzasadnionych potrzeb w zakresie bezpieczeństwa i audytu.
12. Dzienniki API i bezpieczeństwa
X2 może przechowywać dzienniki uwierzytelniania, API, dzienniki administracyjne i bezpieczeństwa na potrzeby debugowania, fakturowania, obliczania użytkowania, wykrywania nadużyć, badania incydentów i audytu. Wrażliwe działania mogą wymagać dłuższego przechowywania audytu.
13. Usunięcie konta
Usunięcie konta niekoniecznie powoduje usunięcie historii praw, dokumentacji finansowej, dokumentacji podatkowej, potwierdzonych dowodów oszustwa, roszczeń prawnych lub innych informacji, które X2 ma uzasadniony powód do zachowania.
14. Zabezpieczenia prawne
Normalne usuwanie może zostać zawieszone, jeżeli informacje są istotne dla postępowania sądowego, dochodzenia regulacyjnego, sporu dotyczącego praw, dochodzenia w sprawie oszustwa lub innego roszczenia prawnego.
15. Kopie zapasowe
Usunięte informacje mogą tymczasowo pozostać w bezpiecznych systemach kopii zapasowych lub systemach odzyskiwania po awarii do czasu wygaśnięcia odpowiedniego cyklu życia kopii zapasowej. Kopii takich nie należy używać do zwykłego przetwarzania po usunięciu z aktywnych systemów.
16. Anonimizacja
W stosownych przypadkach X2 może zachować odpowiednio zanonimizowane informacje do celów statystycznych, analiz bezpieczeństwa, ulepszania usług lub raportowania historycznego.
17. Kontrola dostępu i integralność
Zatrzymane rejestry należy chronić przed nieuprawnionym dostępem i cichą zmianą, szczególnie jeśli stanowią one historię praw, finansów, weryfikacji lub egzekwowania.