Politica di conservazione e registrazione dei dati
In che modo X2 conserva, archivia, elimina e preserva i record di account, diritti, finanziari, di verifica e di sicurezza.
1. Principio di ritenzione
X2 conserva le informazioni per legittimi scopi operativi, contrattuali, relativi ai diritti, contabili, fiscali, di sicurezza, di prevenzione delle frodi, di risoluzione delle controversie e legali. I dati non sono destinati a essere conservati a tempo indeterminato senza scopo.
2. Programma di conservazione interna
I periodi di conservazione possono variare in base alla categoria dei dati e alla giurisdizione. X2 può mantenere una pianificazione interna che definisce il ciclo di vita dei record attivi, archiviati, anonimizzati ed eliminati.
3. Dati dell'account
Le informazioni di base sull'account possono essere conservate mentre un account è attivo. Dopo la chiusura, le informazioni non più necessarie potranno essere cancellate o rese anonime.
4. Storia dei diritti
La proprietà, il controllo, le azioni, i territori, i trasferimenti di diritti, i reclami, le controversie, le prove e la cronologia delle registrazioni potrebbero richiedere una conservazione più lunga. Gli stati dei diritti storici non dovrebbero essere sovrascritti silenziosamente.
5. Documenti di distribuzione
X2 può conservare la cronologia di Release, consegna, risposta del fornitore, metadati, identificatore, aggiornamento e rimozione per scopi di controllo, supporto e diritti.
6. Documenti finanziari e fiscali
Estratti conto, riconciliazioni, cronologia dei pagamenti, fatture, documenti fiscali, storni di addebito e altre informazioni finanziarie possono essere conservati per obblighi contabili, fiscali, di revisione, di controversia e legali.
7. Registri KYC e KYB
I dati di identità e di verifica aziendale dovrebbero essere conservati solo se necessario. Laddove un fornitore specializzato esegua la verifica, X2 può conservare lo stato di verifica e i riferimenti invece delle copie complete del documento, ove appropriato.
8. Verifica professionale
Ruoli professionali, identificatori, decisioni di revisione manuale, prove a sostegno, date di scadenza e stato di registrazione possono essere conservati per preservare la cronologia delle verifiche e prevenire azioni future contraddittorie.
9. Verifica dell'IA
X2 può conservare dichiarazioni AI, risultati di verifica, provenienza, prove di licenza, cronologia delle revisioni tecniche e decisioni di idoneità del fornitore.
10. Reclami e antifrode
La cronologia delle richieste, le decisioni di applicazione e i registri delle frodi confermate possono essere conservati dopo la chiusura dell'account, ove necessario, per la protezione dei diritti, la prevenzione della recidiva, la sicurezza, la conformità del fornitore o i reclami legali.
11. Indagini chiuse
Se un'indagine si chiude senza una violazione confermata, l'utente non viene considerato come se avesse ricevuto un avvertimento. Qualsiasi documentazione investigativa conservata dovrebbe essere proporzionata alle legittime esigenze di sicurezza e controllo.
12. API e registri di sicurezza
X2 può conservare registri di autenticazione, API, amministrativi e di sicurezza per debugging, fatturazione, calcolo dell'utilizzo, rilevamento di abusi, indagini sugli incidenti e audit. Le azioni sensibili potrebbero richiedere una conservazione dell'audit più lunga.
13. Cancellazione dell'account
L'eliminazione di un account non elimina necessariamente la cronologia dei diritti, i registri finanziari, i registri fiscali, le prove confermate di frode, i reclami legali o altre informazioni che X2 ha un motivo legittimo di conservare.
14. Conservazioni legali
La normale cancellazione può essere sospesa nel caso in cui le informazioni siano rilevanti per contenziosi, indagini normative, controversie sui diritti, indagini su frodi o altri reclami legali.
15. Backup
Le informazioni cancellate possono rimanere temporaneamente in sistemi di backup sicuri o di ripristino di emergenza fino alla scadenza del ciclo di vita del backup applicabile. Tali copie non devono essere utilizzate per l'elaborazione ordinaria dopo la cancellazione dai sistemi attivi.
16. Anonimizzazione
Ove appropriato, X2 può conservare informazioni opportunamente rese anonime per statistiche, analisi di sicurezza, miglioramento del servizio o reporting storico.
17. Controlli di accesso e integrità
I documenti conservati dovrebbero essere protetti da accessi non autorizzati e alterazioni silenziose, in particolare laddove costituiscano una storia relativa a diritti, aspetti finanziari, verifiche o applicazioni.