Tietojen säilytys- ja tallennuskäytäntö
Miten X2 säilyttää, arkistoi, poistaa ja säilyttää tili-, oikeudet-, talous-, varmistus- ja turvallisuustietueita.
1. Säilytysperiaate
X2 säilyttää tietoja laillisiin operatiivisiin, sopimuksiin, oikeuksiin, kirjanpitoon, verotukseen, turvallisuuteen, petostentorjuntaan, riitojenratkaisuun ja laillisiin tarkoituksiin. Tietoja ei ole tarkoitettu säilytettäväksi toistaiseksi ilman tarkoitusta.
2. Sisäinen säilytysaikataulu
Säilytysajat voivat vaihdella tietoluokan ja lainkäyttöalueen mukaan. X2 voi ylläpitää sisäistä aikataulua, joka määrittää aktiivisten, arkistoitujen, anonymisoitujen ja poistettujen tietueiden elinkaaren.
3. Tilitiedot
Tilin perustiedot voidaan säilyttää, kun tili on aktiivinen. Sulkemisen jälkeen tarpeettomat tiedot voidaan poistaa tai anonymisoida.
4. Oikeuksien historia
Omistus, määräysvalta, osakkeet, alueet, oikeuksien siirrot, vaatimukset, riidat, todisteet ja rekisteröintihistoria saattavat vaatia pidempään säilytystä. Historiallisia oikeuksia koskevia valtioita ei pitäisi hiljaa ylikirjoittaa.
5. Jakelutiedot
X2 voi säilyttää julkaisun, toimituksen, toimittajan vastauksen, metatiedot, tunnisteen, päivitys- ja poistohistorian tarkastusta, tukea ja oikeuksia varten.
6. Talous- ja veroasiakirjat
Lausunnot, täsmäytystiedot, maksuhistoria, laskut, verotiedot, takaisinperinnät ja muut taloudelliset tiedot voidaan säilyttää kirjanpitoa, verotusta, tilintarkastusta, riita- ja oikeudellisia velvoitteita varten.
7. KYC ja KYB Records
Henkilöllisyys- ja yritystodennustietoja tulee säilyttää vain tarpeen mukaan. Kun asiantuntijatoimittaja suorittaa varmennusta, X2 voi säilyttää varmennustilan ja viitteet täydellisten asiakirjakopioiden sijaan tarvittaessa.
8. Ammattimainen vahvistus
Ammattiroolit, tunnisteet, manuaaliset tarkastukset, asiaa tukevat todisteet, vanhentumispäivät ja rekisteröinnin tila voidaan säilyttää vahvistushistorian säilyttämiseksi ja ristiriitaisten tulevien toimien estämiseksi.
9. AI-vahvistus
X2 voi säilyttää tekoälyilmoitukset, varmistustulokset, alkuperän, lisenssitodisteet, teknisen tarkastushistorian ja palveluntarjoajan kelpoisuuspäätökset.
10. Vaatimukset ja petostentorjunta
Vaatimushistoria, täytäntöönpanopäätökset ja vahvistetut petostiedot voidaan säilyttää tilin sulkemisen jälkeen, jos se on tarpeen oikeuksien suojaamiseksi, uusiutuvien rikosten estämiseksi, turvallisuuden, palveluntarjoajan noudattamisen tai oikeudellisten vaatimusten vuoksi.
11. Suljetut tutkimukset
Jos tutkinta päättyy ilman vahvistettua rikkomusta, käyttäjää ei käsitellä varoittaneena. Kaikkien säilytettävien tutkimustietojen tulee olla oikeassa suhteessa oikeutettuihin turvallisuus- ja tarkastustarpeisiin.
12. API ja suojauslokit
X2 voi säilyttää todennus-, API-, hallinto- ja suojauslokeja virheenkorjausta, laskutusta, käytön laskemista, väärinkäytösten havaitsemista, tapausten tutkintaa ja auditointia varten. Arkaluonteiset toimet voivat vaatia pidempään tarkastuksen säilyttämistä.
13. Tilin poistaminen
Tilin poistaminen ei välttämättä poista oikeushistoriaa, taloudellisia tietoja, verotietoja, vahvistettuja petoksia koskevia todisteita, oikeudellisia vaateita tai muita tietoja, joita X2:lla on laillinen syy säilyttää.
14. Oikeudelliset määräykset
Normaali poistaminen voidaan keskeyttää, jos tiedoilla on merkitystä oikeudenkäynnin, viranomaistutkimuksen, oikeuskiistan, petostutkinnan tai muun oikeudellisen vaatimuksen kannalta.
15. Varmuuskopiot
Poistetut tiedot voivat jäädä tilapäisesti suojattuihin varmuuskopiointi- tai palautusjärjestelmiin, kunnes sovellettava varmuuskopion elinkaari umpeutuu. Tällaisia kopioita ei pitäisi käyttää tavalliseen käsittelyyn sen jälkeen, kun ne on poistettu aktiivisista järjestelmistä.
16. Anonymisointi
Tarvittaessa X2 voi säilyttää asianmukaisesti anonymisoituja tietoja tilastoja, tietoturva-analyyseja, palvelun parantamista tai historiallisia raportteja varten.
17. Kulunvalvonta ja eheys
Säilytetyt tietueet tulee suojata luvattomalta käytöltä ja hiljaiselta muuttamiselta, erityisesti jos ne muodostavat oikeuksia, taloudellisia, varmennus- tai täytäntöönpanohistoriaa.