Politique de conservation et d'enregistrement des données
Comment X2 conserve, archive, supprime et préserve les enregistrements de comptes, de droits, financiers, de vérification et de sécurité.
1. Principe de rétention
X2 conserve des informations à des fins légitimes opérationnelles, contractuelles, de droits, de comptabilité, fiscales, de sécurité, de prévention de la fraude, de résolution des litiges et juridiques. Les données n’ont pas vocation à être conservées indéfiniment sans finalité.
2. Calendrier de conservation interne
Les périodes de conservation peuvent différer selon la catégorie de données et la juridiction. X2 peut maintenir un calendrier interne définissant le cycle de vie des enregistrements actifs, archivés, anonymisés et supprimés.
3. Données du compte
Les informations de base du compte peuvent être conservées pendant qu'un compte est actif. Après la fermeture, les informations qui ne sont plus nécessaires pourront être supprimées ou anonymisées.
4. Historique des droits
La propriété, le contrôle, les actions, les territoires, les transferts de droits, les réclamations, les litiges, les preuves et l'historique d'enregistrement peuvent nécessiter une conservation plus longue. Les États relatifs aux droits historiques ne devraient pas être écrasés en silence.
5. Registres de distribution
X2 peut conserver l'historique de publication, de livraison, de réponse du fournisseur, de métadonnées, d'identifiant, de mise à jour et de retrait à des fins d'audit, d'assistance et de droits.
6. Dossiers financiers et fiscaux
Les relevés, rapprochements, historiques de paiement, factures, dossiers fiscaux, rétrofacturations et autres informations financières peuvent être conservés à des fins comptables, fiscales, d'audit, de litige et d'obligations juridiques.
7. Enregistrements KYC et KYB
Les données d’identité et de vérification commerciale ne doivent être conservées que si nécessaire. Lorsqu'un fournisseur spécialisé effectue une vérification, X2 peut conserver le statut de vérification et les références au lieu de copies complètes du document, le cas échéant.
8. Vérification professionnelle
Les rôles professionnels, les identifiants, les décisions d'examen manuel, les preuves à l'appui, les dates d'expiration et le statut d'enregistrement peuvent être conservés pour préserver l'historique de vérification et éviter des actions futures contradictoires.
9. Vérification de l'IA
X2 peut conserver les déclarations d'IA, les résultats de vérification, la provenance, les preuves de licence, l'historique des examens techniques et les décisions d'éligibilité des fournisseurs.
10. Réclamations et lutte contre la fraude
L'historique des réclamations, les décisions d'application et les dossiers de fraude confirmés peuvent être conservés après la fermeture du compte si cela est nécessaire pour la protection des droits, la prévention des récidives, la sécurité, la conformité du fournisseur ou les réclamations légales.
11. Enquêtes clôturées
Lorsqu'une enquête se termine sans violation confirmée, l'utilisateur n'est pas considéré comme ayant fait l'objet d'un avertissement. Tout dossier d’enquête conservé doit être proportionné aux besoins légitimes de sécurité et d’audit.
12. API et journaux de sécurité
X2 peut conserver les journaux d'authentification, d'API, d'administration et de sécurité pour le débogage, la facturation, le calcul de l'utilisation, la détection des abus, l'enquête sur les incidents et l'audit. Les actions sensibles peuvent nécessiter une conservation d’audit plus longue.
13. Suppression de compte
La suppression d'un compte ne supprime pas nécessairement l'historique des droits, les dossiers financiers, les dossiers fiscaux, les preuves de fraude confirmées, les réclamations légales ou toute autre information que X2 a une raison légitime de conserver.
14. Conservations légales
La suppression normale peut être suspendue lorsque les informations sont pertinentes pour un litige, une enquête réglementaire, des litiges relatifs aux droits, une enquête pour fraude ou toute autre action en justice.
15. Sauvegardes
Les informations supprimées peuvent rester temporairement dans des systèmes de sauvegarde ou de récupération après sinistre sécurisés jusqu'à l'expiration du cycle de vie de sauvegarde applicable. Ces copies ne doivent pas être utilisées pour un traitement ordinaire après suppression des systèmes actifs.
16. Anonymisation
Le cas échéant, X2 peut conserver des informations correctement anonymisées à des fins de statistiques, d'analyses de sécurité, d'amélioration du service ou de rapports historiques.
17. Contrôles d'accès et intégrité
Les dossiers conservés doivent être protégés contre tout accès non autorisé et toute altération silencieuse, en particulier lorsqu'ils constituent un historique de droits, de finances, de vérification ou d'application.