Beleid voor gegevensbewaring en -registratie
Hoe X2 account-, rechten-, financiële, verificatie- en beveiligingsgegevens bewaart, archiveert, verwijdert en bewaart.
1. Bewaarprincipe
X2 bewaart informatie voor legitieme operationele, contractuele, rechten-, boekhoudkundige, fiscale, veiligheids-, fraudepreventie-, geschillenbeslechting- en juridische doeleinden. Gegevens zijn niet bedoeld om voor onbepaalde tijd zonder doel te worden bewaard.
2. Intern bewaarschema
Bewaartermijnen kunnen per gegevenscategorie en jurisdictie verschillen. X2 kan een intern schema bijhouden dat de levenscyclus definieert voor actieve, gearchiveerde, geanonimiseerde en verwijderde records.
3. Accountgegevens
Basisaccountinformatie kan worden bewaard zolang een account actief is. Na sluiting kan informatie die niet langer nodig is, worden verwijderd of geanonimiseerd.
4. Geschiedenis van rechten
Eigendom, controle, aandelen, territoria, rechtenoverdrachten, claims, geschillen, bewijsmateriaal en registratiegeschiedenis moeten mogelijk langer worden bewaard. Historische rechtenstaten mogen niet stilzwijgend worden overschreven.
5. Distributiegegevens
X2 kan de release-, leverings-, provider-reactie, metadata, identificatie-, update- en verwijderingsgeschiedenis bewaren voor audit-, ondersteunings- en rechtendoeleinden.
6. Financiële en fiscale gegevens
Afschriften, afstemmingen, uitbetalingsgeschiedenis, facturen, belastinggegevens, terugboekingen en andere financiële informatie kunnen worden bewaard voor boekhoudkundige, fiscale, audit-, geschillen- en wettelijke verplichtingen.
7. KYC- en KYB-records
Identiteits- en bedrijfsverificatiegegevens mogen alleen worden bewaard als dat nodig is. Wanneer een gespecialiseerde dienstverlener de verificatie uitvoert, kan X2, indien van toepassing, de verificatiestatus en referenties behouden in plaats van volledige documentkopieën.
8. Professionele verificatie
Professionele rollen, identificatiegegevens, handmatige beoordelingsbeslissingen, ondersteunend bewijsmateriaal, vervaldata en registratiestatus kunnen worden behouden om de verificatiegeschiedenis te behouden en tegenstrijdige toekomstige acties te voorkomen.
9. AI-verificatie
X2 kan AI-verklaringen, verificatieresultaten, herkomst, licentiebewijs, technische beoordelingsgeschiedenis en beslissingen over de geschiktheid van leveranciers bewaren.
10. Claims en fraudebestrijding
Claimgeschiedenis, handhavingsbeslissingen en bevestigde fraudegegevens kunnen na de sluiting van een account worden bewaard, indien nodig voor de bescherming van rechten, preventie van recidivisten, veiligheid, naleving van de provider of juridische claims.
11. Gesloten onderzoeken
Wanneer een onderzoek wordt afgesloten zonder een bevestigde overtreding, wordt de gebruiker niet beschouwd als een gebruiker die een waarschuwing heeft. Alle bewaarde onderzoeksgegevens moeten in verhouding staan tot legitieme beveiligings- en auditbehoeften.
12. API- en beveiligingslogboeken
X2 kan authenticatie-, API-, administratieve en beveiligingslogboeken bewaren voor foutopsporing, facturering, gebruiksberekening, misbruikdetectie, incidentonderzoek en audit. Gevoelige acties vereisen mogelijk een langere retentie van de audit.
13. Accountverwijdering
Het verwijderen van een account betekent niet noodzakelijkerwijs dat de rechtengeschiedenis, financiële gegevens, belastinggegevens, bevestigd fraudebewijs, juridische claims of andere informatie worden verwijderd die X2 een wettige reden heeft om te bewaren.
14. Juridische bewaarplichten
Normale verwijdering kan worden opgeschort als informatie relevant is voor rechtszaken, onderzoek door toezichthouders, geschillen over rechten, fraudeonderzoek of een andere juridische claim.
15. Back-ups
Verwijderde informatie kan tijdelijk in beveiligde back-up- of noodherstelsystemen blijven totdat de toepasselijke back-uplevenscyclus afloopt. Dergelijke kopieën mogen niet worden gebruikt voor gewone verwerking na verwijdering uit actieve systemen.
16. Anonimisering
Waar nodig kan X2 correct geanonimiseerde informatie bewaren voor statistieken, veiligheidsanalyses, serviceverbetering of historische rapportage.
17. Toegangscontroles en integriteit
Bewaarde gegevens moeten worden beschermd tegen ongeoorloofde toegang en stille wijziging, vooral als zij een geschiedenis van rechten, financiën, verificatie of handhaving vormen.